Qual a melhor forma de organizar a agenda de audiências?

Centralizar todos os compromissos numa agenda única do escritório, com tipos padronizados, os dados do processo em cada compromisso, um responsável definido, lembretes automáticos e uma revisão semanal.

Planilha serve para controlar audiências?

Serve para começar, mas não avisa sobre conflitos de horário, não envia lembretes e fica difícil de compartilhar com a equipe em tempo real. Uma agenda feita para advocacia resolve esses pontos.

Como não perder uma audiência publicada no diário?

Acompanhe as intimações do DJEN todos os dias pela OAB de cada advogado e transforme cada audiência publicada em compromisso na agenda assim que ela aparecer.

Como organizar a agenda de audiências do escritório

Resumo

Resposta curta

Para organizar a agenda de audiências, centralize tudo numa agenda única do escritório, padronize os tipos de compromisso, registre os dados do processo, defina um responsável, acompanhe as intimações do DJEN, use lembretes automáticos, avise o cliente e revise a semana toda segunda-feira.

1. Tenha uma agenda só

Agenda dividida entre caderno, planilha, celular de cada advogado e grupo de WhatsApp é a principal causa de audiência esquecida. Escolha um único lugar, compartilhado com a equipe, e registre ali todo compromisso.

2. Padronize os tipos de compromisso

Use sempre os mesmos tipos: audiência, perícia, reunião, atendimento, acompanhamento e diligência. Com subtipos (conciliação, instrução, UNA; perícia médica, contábil) e uma cor para cada tipo, o dia se entende num olhar.

3. Registre os dados do processo

Cada compromisso deve trazer número do processo (CNJ), vara, comarca, partes e, quando houver, testemunhas. Na hora da audiência, ninguém precisa procurar essas informações em outro sistema.

4. Marque o formato e o deslocamento

Indique se o compromisso é presencial, telepresencial ou híbrido. O presencial exige deslocamento e merece destaque. No telepresencial, guarde o link da sala junto do compromisso.

5. Defina o responsável e evite conflitos

Todo compromisso tem um responsável. Antes de marcar, confira se essa pessoa já tem outro compromisso no mesmo horário. Uma boa ferramenta avisa o conflito automaticamente.

6. Acompanhe a fonte das audiências: o DJEN

A maior parte das audiências e perícias chega ao advogado por intimação publicada no Diário de Justiça Eletrônico Nacional. Consulte as publicações da OAB de cada advogado todos os dias e transforme cada audiência em compromisso assim que ela aparecer. Veja como no guia do DJEN.

7. Lembretes para a equipe e avisos para o cliente

Configure lembretes para a equipe com antecedência, por exemplo 7 dias, 1 dia e 1 hora antes. Avise o cliente quando a audiência for marcada e de novo na véspera. Use os modelos de mensagem para o cliente para ganhar tempo.

8. Revise a semana toda segunda-feira

Reserve 15 minutos no início da semana para revisar a pauta com a equipe: o que muda, quem cobre quem, quais clientes ainda não foram avisados. Uma pauta semanal impressa ajuda quem está no fórum.